AI, telefonie en bewaartermijnen
Replyr beantwoordt telefoongesprekken met een AI-assistent en zet die gesprekken om in leads. Hieronder leest u precies hoe dat werkt en welke gegevens daarbij worden verwerkt.
Wie is waarvoor verantwoordelijk?
Het bedrijf dat Replyr gebruikt bepaalt zelf waarom en hoe de gegevens van zijn klanten worden gebruikt en is daarmee verwerkingsverantwoordelijke. Quickpicknl verwerkt die gegevens in opdracht van dat bedrijf en is verwerker. Voor de account- en abonnementsgegevens van de gebruiker zelf is Quickpicknl wél verwerkingsverantwoordelijke.
Telefonische verwerking
Wanneer een oproep niet wordt opgenomen, wordt deze afgehandeld door de AI-assistent van Replyr. De beller hoort aan het begin van het gesprek dat hij of zij met een digitale assistent spreekt.
Tijdens en na het gesprek worden verwerkt:
- telefoonnummer van de beller en het gebelde nummer;
- datum, tijdstip en duur van het gesprek;
- een transcript (uitgeschreven tekst) van het gesprek en een samenvatting daarvan;
- naam, plaats, type klus, omschrijving, urgentie en gewenste termijn.
Deze gegevens worden uitsluitend beschikbaar gesteld aan het bedrijf dat is gebeld. Andere Replyr-klanten kunnen ze niet inzien.
Gebruik van AI
Replyr gebruikt AI op twee momenten: een spraakmodel voert het telefoongesprek en zet spraak om in tekst, en een taalmodel vat het gesprek of het ingevulde formulier samen tot een overzichtelijke leadkaart (type klus, plaats, urgentie, samenvatting en een voorgestelde vervolgstap).
De AI neemt geen besluiten met rechtsgevolgen. De ondernemer beoordeelt de lead zelf en neemt zelf contact op. AI-uitkomsten kunnen fouten bevatten; het transcript en de originele gegevens blijven altijd zichtbaar naast de samenvatting.
Verwerkers die wij inschakelen
Quickpicknl schakelt voor het leveren van de dienst de volgende partijen in. Een deel van hen verwerkt gegevens buiten de Europese Economische Ruimte.
| Partij | Waarvoor | Verwerkingslocatie |
|---|---|---|
| Supabase (database, inlog en bestandsopslag) | Opslag van accounts, bedrijfsgegevens, leads, notities en foto's | Europa (regio eu-west-2, Verenigd Koninkrijk) |
| Retell AI (spraak-AI) | Het telefoongesprek voeren, transcriberen en de gespreksgegevens doorgeven | Verenigde Staten |
| Twilio (telefonie) | Afhandelen van inkomende oproepen en doorschakelingen | Verenigde Staten / Europa |
| OpenAI (tekstanalyse) | Samenvatten en ordenen van de aanvraag tot een leadkaart | Verenigde Staten |
| Stripe (betalingen) | Abonnement, betaalmethode en facturatie | Europa / Verenigde Staten |
| E-mailprovider (notificaties) | Versturen van lead- en accountmeldingen | Europa / Verenigde Staten |
| Hostingpartner van de website en applicatie | Uitleveren van de website en de serverfuncties | Wereldwijd netwerk met Europese afhandeling |
Bewaartermijnen
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Leads, notities en gespreksgegevens (inclusief transcript en samenvatting) | Zolang het account actief is, en daarna maximaal 90 dagen |
| Foto's bij een aanvraag | Gelijk aan de bijbehorende lead |
| Account- en bedrijfsgegevens | Zolang het account actief is; na definitieve beëindiging worden de bijbehorende leads, gesprekken en foto's binnen 90 dagen automatisch verwijderd. Het account zelf verwijderen wij op verzoek. |
| Factuur- en betaalgegevens | 7 jaar, vanwege de wettelijke fiscale bewaarplicht |
| Technische logbestanden en spambeveiliging | Maximaal 90 dagen |
Een bedrijf kan losse leads en notities op elk moment zelf verwijderen. Op verzoek verwijderen wij een volledig account eerder dan de genoemde termijn, tenzij een wettelijke bewaarplicht zich daartegen verzet.
Beveiliging
Gegevens worden versleuteld verzonden en opgeslagen. Elk bedrijf heeft een strikt gescheiden omgeving: gegevens van een ander bedrijf zijn technisch niet opvraagbaar. Toegang tot inkomende telefonie-koppelingen is beveiligd met handtekeningcontrole.
Vragen of een verwerkersovereenkomst
Neem contact op met Quickpicknl via de contactpagina voor vragen over deze verwerking of het uitoefenen van privacyrechten. Zakelijke klanten vragen de verwerkersovereenkomst op. Zie ook ons privacybeleid.